有給休暇の「一斉付与（基準日統一）」とは？中途入社の扱いや就業規則の記載例、注意点を社労士が解説
社会保険労務士harmony「有給休暇の一斉付与」をご存じですか？ 文字通り、1年の決まったタイミング（基準日）で全社員に有給休暇を一斉に付与する方法のことですが、この方法を新たに導入したり、現在の制度から移行したりする場合には、法的なルールに基づいた十分な注意と準備が必要です。
2019年4月より始まった「有給休暇の年5日取得義務化」。すでに対応が完了している企業がほとんどかと思いますが、有給休暇の付与日や取得日数の管理が煩雑化することを懸念して、一斉付与の導入を検討されたことがある担当者様も多いのではないでしょうか。
現在のコロナ対応の中で休暇の在り方を再考したり、事業承継等で次世代へ事業を引き継ぐにあたり制度・管理面をシンプルにしておくため等、改めてこの方法の導入のご相談を受けることが増えています。
この記事では、有給休暇の一斉付与のメリット・デメリットから、実務でよく問題になる「中途入社社員の扱い」や「就業規則の記載例」、そして陥りやすい「時効の勘違い」まで、社会保険労務士が分かりやすく解説します。
1. 有給休暇の「一斉付与」とは？導入のメリット・デメリット
本来、有給休暇は「入社日から起算して6ヶ月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者」に対して付与されます。つまり、入社日がバラバラであれば、社員ごとに有給休暇の付与日（基準日）も異なることになります。
通年採用（中途採用）が一般的になってきた昨今、社員ごとに異なる入社月日で有給休暇を管理することは、事務手続きや管理コストの増大に直結します。 そこで、全社員の付与日を「毎年4月1日」のように統一するのが「一斉付与」です。
【メリット】 最大のメリットは、管理が非常にシンプルになることです。付与日が統一されるため、取得義務の期間管理や残日数の把握が一括で行えるようになり、人事総務担当者の負担が劇的に軽減されます。
【デメリット】 一方でデメリットとしては、移行時や中途入社者に対して「法定よりも前倒しで付与する」ケースが多くなるため、企業側の一時的な有給付与日数（コスト）が増加する可能性がある点です。また、後述する移行時の計算ルールなどを就業規則に正しく定める手間がかかります。
2. 【よくある悩み】中途入社社員の扱いはどうする？（不公平感の解消）
一斉付与を導入する際、最も多くご相談をいただくのが「中途入社した社員の扱いはどうすればいいのか？」という問題です。
労働基準法上、一斉付与を行う場合でも「法定の基準（入社半年後に10日付与）を下回ってはいけない」という絶対のルールがあります。そのため、中途入社者に対しては、法定より「前倒し」で付与することで調整するのが一般的です。
【例：基準日を4月1日とする場合】
- 10月1日入社の場合： 本来は翌年4月1日が初回付与日（半年後）なので、そのまま4月1日に10日を付与すれば問題ありません。
- 1月1日入社の場合： 本来の初回付与日は7月1日ですが、基準日の4月1日に合わせるため、前倒しして4月1日に10日を付与する必要があります（法定より3ヶ月早い付与）。
このように、入社月によって最初の付与までの期間が異なるため、社員間で「不公平感」が出ないよう、**「入社時に分割して数日付与し、基準日に残りを付与する」**などのルールを設ける企業も多くあります。IT企業など、中途採用が頻繁に行われる業界では、この入社初年度の付与ルールを緻密にシミュレーションしておくことが重要です。
3. 要注意！一斉付与のタイミングと「時効・上限」の勘違い
一斉付与を行う場合、労働基準法の関係から、本来付与されるべき日より後の日にすることはできません。常に本来付与される日よりも前の日に、次の有給休暇を付与することになります。
つまり、移行のタイミングによっては**「前回分の残日数 ＋ 今回分の日数 ＋ 一斉付与による次回の日数」**が合算される期間が発生します。
例えば、4月入社で6年目の社員に対し、1月に一斉付与を実施した場合をイメージしてください。
- 10日・・・5年目（入社4年6カ月）の有給休暇残日数（時効は6年6カ月のタイミング）
- 18日・・・6年目（入社5年6カ月）の有給休暇付与日数（時効は7年6カ月のタイミング）
- 20日・・・6年目（入社5年9カ月）の一斉付与日数（時効は7年9カ月のタイミング）
合計すると、10日 ＋ 18日 ＋ 20日 ＝ 48日 となります。
ここで勘違いをされる事業主さんがいらっしゃいます。「有給休暇って40日が上限じゃないの？」と。
残念ですが、そんな定めは労働基準法のどこにもありません。あるのは**『有給休暇の時効（付与日から2年）』**についてだけです。 上記の例では、一斉付与が入社から5年9カ月のタイミングなので、6年6カ月（10日の時効）までの期間は、使わなければ「48日間」の有給休暇を保持しているということになります。上限40日ということはありませんので、くれぐれもご注意ください。
4. 一斉付与へ移行するための「就業規則の記載例」
現在の個別付与から一斉付与へ制度を移行する場合、社員にとって不利益な変更（付与日数が減る、付与が遅れる等）にならないよう注意し、必ず就業規則（または賃金規程・休暇規程）を変更する必要があります。
【就業規則の記載例】
（年次有給休暇） 第〇条 会社は、雇入れの日から6ヶ月間継続勤務し、所定労働日の8割以上出勤した労働者に対して、10日の年次有給休暇を与える。 ２ 前項の規定にかかわらず、会社は毎年〇月〇日を基準日として、全従業員に対して一斉に年次有給休暇を付与するものとする。この場合において、法定の要件を満たす前に基準日が到来する者に対しては、法定の付与日数を前倒しして付与する。 （※中途入社者への按分付与や分割付与のルールがある場合は、第3項等に詳細を追記します）
※上記はあくまでシンプルな基本例です。実際の規定作成にあたっては、自社の勤務形態や既存のルールとの整合性を取る必要があります。
5. まとめ：一斉付与の導入・就業規則の見直しは専門家へ！
一斉付与は、有給休暇の管理上、社員が多ければ多いほど非常に合理的でメリットの大きい制度です。 とはいうものの、企業の要員管理施策と連動したしっかりとしたシミュレーションが必要です。特に、中途採用が活発なIT企業や無形サービス業においては、ルールの整備不足が社員の不満や労務トラブルに直結する恐れがあります。
社内の人事総務や、労務管理の専門家と相談の上、経営インパクトを意識して導入しましょう。
「自社に一斉付与を導入した場合、コストはどうなる？」 「中途入社が毎月いるが、どのようなルールにするのが最適か？」 「現在の就業規則のままで大丈夫か不安…」
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